KOBİ’lerin işbirliği kurmalarına yönelik strateji geliştirme çalışmalarına yardımcı olacak çeşitli araçlar ve eğitim programları sunan SMEexcel projesi, Türkiye’de REF tarafından yürütülmektedir.

Avrupa Komisyonu Leonardo da Vinci programı tarafından desteklenen ve Avrupa’dan 5 ülkeden ortaklarla sürdürülen proje 31 Aralık 2006 itibariyle sona erecektir. İngiltere, İrlanda, Çek Cumhuriyeti, Polonya ve Türkiye’den toplam 12 ortakla devam eden projede üniversiteler, KOBİ’ler, araştırma kurumları ortak olarak yer almıştır.

Burada proje ortakları Trevor Turner ve Denis Kearney tarafından hazırlanan İşbirliği El Kitabı’nda yer alan bilgilerden bir özet sunulacaktır.

Neden İşbirliği?

Rekabetin doğası değişmektedir. Yeni rekabet koşulları yeni stratejiler gerektirir. Kütle pazarlar yerlerini küresel niş pazarlarına bırakmaktadır ve müşteriler teknolojik ve organizasyonda esneklik kadar uzmanlaşmış ürünleri de artan bir şekilde talep etmektedir. 
Bireysel firmalar ise her konuda iyi olamazlar. Uzmanlaşmak ve çekirdek yeteneklerini diğer firma ve organizasyonlarla birleştirmeyi öğrenmek zorundadırlar.
Firma-içi birlikte çalışma/işbirliği -firmaların sıkça karşılaşılan sorunlara ortak çözüm yaratmakta izledikleri bir yol- rekabete yeni cevaptır. Avrupa Birliği (AB), ulusal ve bölgesel karar alıcılar bireysel şirketleri desteklemekten ziyade endüstriyel sorunlar veya fırsatlara sektörel cevaplar yaratmayı tercih etmektedir. İşbirliği burada anahtar bir faktördür.
İşbirliği firmaların bilgi edinmelerine, büyük ölçekte üretimden kazanılacak avantajlar sağlamalarına, teknoloji ve kaynak edinmelerine ve aksi takdirde giremeyecekleri piyasalara girmelerine yardım eder. Küçük firmalar için işbirliği, artarak küreselleşen piyasalardaki izolasyon yönelimine cevap olabilir.
Teoride kaynaklarını birleştirerek birlikte çalışan ve karşılıklı fayda gördükleri projelerde işbirliğine giren KOBİ’lerin, daha büyük şirketlerle daha iyi rekabet edebilmeleri gerekir. Birlikte çalışmak küçük şirketleri küresel tedarik zincirlerinde daha başarılı olarak rekabet edebilmelerini sağlayabilir.

Ancak işler her zaman bu kadar iyi yürümez. Tarihe bakıldığında işbirliği çabalarının %70’i başarısızlığa uğradığı görülür. Pek çok arkadaşlık ise bu sebeple bozulmuştur.
Diğer organizasyonlarla ilişkileri geliştirmek ve benzer görüşlü güvenilir ortaklar bulmak zaman almaktadır. Zaman, küçük şirketlerin riski düşük ve sonucu işin kâr hanesine katkısı olmadıkça adamak istedikleri bir şey değildir.
Firmaların gerçekten ihtiyacı olmadıkça ve getireceği faydalar görülemiyorsa işbirliği projelerine katılmaması önerilmektedir. İşe yaraması için çok fazla zaman ve çaba harcamak gerekmektedir. Eğer firmalar bunu yapmaya hazır değilse, işbirliği çabası çok büyük ihtimalle başarısız olacaktır.

SMEexcel Projesi

Proje kapsamında Avrupa’dan 5 ülkeden KOBİ’lerle yapılan anket çalışmasında firmaların neden işbirliğine girmek istediği sorusuna verilen cevaplar yeni piyasalar ve müşteriler kazanmak, tamamlayıcı yetkinlikleri olan organizasyonlarla çalışmak ve daha büyük ve daha iyi siparişler almak için kritik kütleye ulaşmak olarak sıralanmıştır (Şekil 1).

Şekil 1. İşbirliğinde bulunma nedenleri

Şirketlere ağların onlar için ne kadar önemli olduğu sorulduğundaysa ilginç bir cevap karşımıza çıkmıştır. %50’den fazla bir çoğunluk denk şirketlerle girişilen işbirliğinin katılabilecekleri en önemli ağ çeşidi olduğunu söylemekte fakat %25’ten az bir grup ise böyle bir ağda daha önce hiç bulunmadıklarını kabul ediyor. Diğer yandan, cevap verenlerin %10’undan azı endüstri ağlarına oldukça değer biçerken %65’ten fazlası böyle ağlarda daha önce yer aldıklarını belirtiyor. Bu anlaşılabilir; endüstri ağları daha pasif ağlar iken işbirlikçi ağlar etkin olmak için önemli zaman ve çaba gerektirmektedir.
İncelemede öne çıkan diğer konular ise büyüme yönelimli şirketler ve işbirliği arasındaki pozitif ilişki; özgül bir amacı olmayan ilişki yerine işbirlikçi ortaklık için işaret niteliğinde olacak özgül, birleştirici bir amaca duyulan ihtiyaç; ortaklar arasında güvene duyulan ihtiyaç ve fikri mülkiyet konularını çözmeye duyulan ihtiyaçtır.

İşbirliğinde 5 Aşama

SMEexcel projesi işbirliği sürecini 5 aşamadan oluşan bir aşama-geçit yaklaşımı ile şekillendirir (Şekil 2). Bu yaklaşıma göre aşağıdaki yapı elde edilmiştir:

Şekil 2. İşbirliği süreci

Çekirdek faaliyetler üç merkezi aşamadan oluşur: Tanımlama, Oluşturma ve Uygulama.
İlgi Uyandırma aşaması şirketlerin işbirliğinin ne olduğunu bilerek dikkate almaları için uygun bir iş seçeneği olup olmadığına karar vermelerine yardımı içerir.
İşbirliği döngüsünün sonunda yer alan Ölçme aşaması, işbirliği süreç ve sistemlerinin incelenmesi ve daha ileride geliştirilmesi ile ilgilidir.

Kısaca 5 aşamayı inceleyecek olursak; İlgi Uyandırma aşamasında “işbirliği şirketim için gerçekten önemli mi” sorusunun yanıtı aranır.

Tanımlama aşamasında “işbirliğinde ne yapmak ve kiminle yapmak istiyorum” sorularının cevapları irdelenir. Bu aşamada 2 analiz yapılır, (i) bireysel şirket analizi (ii) grup analizi. Analizler yapıldıktan sonra birlik ne yapmak istediğini ve kiminle yapmak istediğini öğrenmiş olur. Hangi işbirliği projesini yürütmeye karar verdikten sonra katılımcı şirketler onları ortak bir amaç güden ve projenin yürütmesi esnasında belirli rolleri olan bir takım olarak birbirlerine bağlayacak bir Oluşturma aşamasına devam ederler. Bu aşamada işbirliğinin yapısı, sistemi ve anlaşmalar belirlenir. Performans ölçütleri de bu aşamada belirlenir. Bütün ortakların işbirlikçi anlaşmayı projeye olan bağlılıklarını göstermek adına imzalamaları beklenmektedir.
İşbirliğinin hayata geçirildiği Uygulama aşaması ancak Tanımlama ve Oluşturma aşamalarında yer alan faaliyetler yerine getirildiğinde başarılı olabilir. Genellikle, organizasyonlar ortaklığı başarılı kılacak diğer unsurları düşünmeden bu aşamaya geçmek ister. Uygulama aşamasında, bilginin paylaşımı ve sorunların çözümü yönetilir. Üzerinde anlaşılmış performans ölçütleri yürürlüğe girer ve Uygulama aşaması boyunca izlenir.
Son aşama olan Ölçme aşamasında performans değerlendirmesi yapılır ve bir sonraki sefere daha iyi bir performans sergilenmesi için ne gibi iyileştirmeler yapılacağına karar verilir.
Ortaklara bir sonraki aşamaya geçmek veya geçmemek için kritik değerlendirmeler yapabilmelerini sağlayan geçitler işbirliği süreci aşamaları arasına eklenmiştir. Bir sonraki aşama başlamadan önce çözümlenmesi gereken meseleleri tespit etmek için her şirket tarafından kontrol listelerini doldurulur. Danışman bir sonraki aşama başlatılmadan önce bu meselelerin çözümlenmelerini koordine eder.

Burada kısaca özetlenen SMEexcel projesi hakkında daha fazla bilgi almak için proje web sitesine tıklayınız (www.smecollaborate.com).